Zaman Yönetimi Teknikleri Rehberi

Sizin de aklınızda “Zamanımı nasıl daha etkili kullanabilirim?” gibi sorular varsa ve zamanı etkili kullanma yöntemleri arıyorsanız doğru yerdesiniz. Gelin birlikte zaman yönetimi tekniklerine göz atalım. Aşağıdaki tekniklerden size en uygun olanı bulduktan sonra, günlerin aslında ne kadar uzun olduğuna siz de şaşıracaksınız.

Zaman Yönetimi Teknikleri 1: Pomodoro Tekniği

Zaman yönetimi teknikleri arasında en popüler ve etkili yöntemlerden biri Pomodoro Tekniği’dir. 1980’li yılların sonunda Francesco Cirillo tarafından geliştirilen pomodoro tekniği aslında zamanın dilimlere ayrılması prensibine dayanır; yani neyi ne kadar süre yapmanız gerektiği, ne zaman mola vermeniz gerektiği bellidir.

Bu zaman yönetimi yöntemini uygulamak için tek ihtiyacınız olan ise yalnızca basit bir zamanlayıcıdır. İlk zamanlarda yalnızca basit bir domates ile uygulanan bu tekniğin kolaylığına ve verimine bayılacaksınız.

Peki, Pomodoro Tekniği nasıl yapılır?

Pomodoro Tekniği Nasıl Uygulanır?

Bu teknik ile zamanı etkili kullanmak için sadece 3 adımı takip etmelisiniz:

Aşağıdaki adımlarda bahsi geçen her bir 30 dakika, bir pomodoro olarak adlandırılır.

1. Zamanlayıcınızı ayarlayın.

Pomodoro tekniğini uygulamak için hem çalışma hem de dinlenme süreleriniz için zamanlayıcıya ihtiyacınız olacak. Başlangıç için zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlayabilirsiniz.

1. Pomodoro çalışma sürenizi değerlendirin.

Şimdi çalışmanız için 25 dakikanız var; bu süreyi en etkili şekilde kullanmanız gerekiyor. Bu nedenle, çalışmanızı bölecek bildirimler, telefon aramaları ya da gürültülerden elinizden geldiği kadar kurtulmalısınız.

1. Pomodoro tekniği dinlenme zamanınız geldi.

25 dakikalık çalışmanın ardından 5 dakika ara verebilirsiniz. Böylece, dinlenme ve çalışma süreniz toplam 30 dakikaya ulaşacak; yani bir pomodoroya. Yalnız özellikle belirtmek isteriz ki çalışma sürenizi etkin kullanamasanız dahi 25 dakika sonunda mutlaka ara vermelisiniz.

1. Pomodoro tekniğinde uzun dinlenme süresi de var; unutmayın.

Çalışma temponuza ya da ne kadar çalışmanız gerektiğine bağlı olarak, 3-4 pomodorodan sonra 30 dakikalık uzun bir mola verebilirsiniz; yani bir adet de yalnızca dinlenmeye ayırdığınız pomodoronuz olabilir.

Ayrıntılı bilgi için “Pomodoro Tekniği Nedir, Nasıl Uygulanır? ” yazımıza da göz atabilirsiniz.

Zaman Yönetimi Teknikleri 2: Eisenhower Tekniği

Bu teknik ününü eski ABD başkanı Dwigh David Eisenhower’a borçlu diyebiliriz; çünkü mucit bizzat kendisi. Eisenhower tekniğinin asıl dayanak noktası ise işlerin acil olup olmaması. Dwigh David Eisenhower’ın geliştirdiği Eisenhower matrisi ya da diğer adıyla acil matrisi ise bize işlerimizi aciliyetine göre sistematik bir şekilde sıralama yöntemini öğretiyor.

Eisenhower yönteminin en güçlü yanı da bu acil matrisi; çünkü her ne kadar hepimiz işlerimizi aciliyet sırasına göre yapmayı hedeflesek de bunu başarmakta zorlanıyor ve zamanımızı etkili kullanamıyoruz. Halbuki bu basit zaman yönetimi tekniği sayesinde her işi yapılması gereken zamanda ve önem sırasına göre tamamlamak mümkün.

Peki, Eisenhower Tekniği nasıl yapılır?

Eisenhower Tekniği Nasıl Uygulanır?

Öncelikle Eisenhower tekniğini uygulamak için tek ihtiyacınız olanın kağıt ve kalem olduğunu belirtmek isteriz.

1. Planlama yaptığınız gün içindeki işlerinizin listesini çıkarın.

Eğer bu zaman yönetimi tekniğini deneyeceğiniz gün henüz gelmediyse de sorun yok; çünkü Eisenhower matrisinde her zaman ekleme-çıkarma yapabilirsiniz.

1. İşlerinizi kafanızda bir aciliyet listesine oturtun ve kaleminizi elinize alın.

Dilerseniz ,liste yapıp sonradan Eisenhower matrisine eklemek yerine, aşağıdaki tabloyu çizebilir ve işlerinizi yerleştirmeye başlayabilirsiniz.

1. Her bir alanı inceleyin ve etkili zaman yönetiminize başlayın.

Öncelik sırasına göre yapmanız gereken işler artık yalnızca 4 kategoride:

• önemli ve acil olan işler
• önemli fakat acil olmayan işler
• önemli değil fakat acil işler
• ve son olarak, önemli ya da acil olmayan işler.

Daha ayrıntılı bilgi için Eisenhower Tekniği ile Zaman Yönetimi  yazımıza da göz atabilirsiniz.

Zaman Yönetimi Teknikleri 3: ABC Yaklaşımı

Eğer Eisenhower Tekniği’nin çalışma mantığını sevdiyseniz ama matris size karmaşık geldiyse, ABC yaklaşımı zaman yönetimi konusunda ilk adımınız olabilir.

Zaman yönetiminde ABC yaklaşımı aslında Eisenhower Tekniği’nin basit hali diyebiliriz; çünkü teknik değişse de mantık aynıdır:

İstediğinizi yapabilirsiniz ama her şeyi yapamazsınız.

Bu nedenle de gün içinde yapılması gerekenlere öncelik vermek hem istediğinizi yapmanıza olanak sağlar hem de önemsiz ya da acil olmayan işler nedeniyle acilleri ertelemezsiniz.

Peki, ABC yaklaşımıyla zaman yönetimi nasıl yapılır?

ABC Yaklaşımı Nasıl Uygulanır?

Zamanı etkili kullanmanın belki de en kolay yolu ABC yaklaşımıdır; tek ihtiyacınız olan ise günde 5 dakikanızı ayırmak ve bu yöntemi alışkanlık haline getirmek.

1. Sabah kalktığınızda çayınızı yudumlarken gün içindeki işlerinizin listesini çıkarın.
2. Çıkardığınız listeyi acil, orta derecede acil ve acil olmayan olarak 3’e ayırın.
3. Gün içinde önceliğiniz acil olanlar olsun ve kalan çalışma saatlerinize göre diğerlerini yapıp yapmamaya karar verin.

A  = Bugün yapılması şart!

B = Bugün yapılsa iyi olur.

C = Yarını bekleyebilir.

Zaman Yönetimi Teknikleri 4: Kanban Tekniği

Kanban Tekniği özellikle iş hayatında zaman yönetimi ve verimlilik arttırma amacıyla kullanılacak eşsiz bir teknik; çünkü çıkış amacı da tam olarak bu.

1900’lü yılların başında Toyota fabrikalarındaki verimi arttırmak için geliştirilen Kanban tekniği aslında bir Japon çalışma disiplinidir. Tekniğin uygulanışı ise oldukça bas,t; çünkü günümüz iş/ proje yönetimi uygulamalarına oldukça benzer ve birçok farklı uygulama ve program ile uygulanmaya açık.

Peki, Kanban zaman yönetimi tekniği nasıl yapılır?

Kanban Tekniği Nasıl Uygulanır?

1. Öncelikle kendinize 3 farklı liste oluşturmalısınız: Yapılacaklar, Yapılmakta Olanlar ve Bitenler.
2. Yapılacaklar listenizdeki işlere başladıkça Yapılmakta Olanlara, bitince de Bitenler’e çekmeniz yeterli.

İlk bakıldığında Kanban tekniği çok etkili görünmese de Bitenler listesi uzadıkça ve Yapılacaklar azaldıkça verimlilik de artıyor. Uygulanmaya başlandığı ilk günden beri kalabalık iş yerlerinde verimliliği oldukça arttıran bu zaman yönetimi tekniğini siz de ofiste zaman yönetimi amacıyla kullanabilir ve deneyebilirsiniz.

Daha verimli bir zaman yönetimi tekniği için Sabah Erken Uyanma Yolları  yazımıza da göz atmayı unutmayın.

Sıkça Sorulan Sorular

Bir pomodoro kaç saat sürer?